Oppfølging av sykmeldte - Oppfølgingssamtalen

1. mars 2007 kom det nye regler som påla arbeidsgiver større ansvar for sykefraværsoppfølging. Underveis i sykefraværsløpet er det pålagt oppfølgingsmøter/dialogmøter mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Innen seks ukers sykefravær skal leder og ansatte utarbeide en oppfølgingsplan for den ansatte som er sykmeldt. Det er du som arbeidsgiver som skal innkalle arbeidstakeren til møtet for å utarbeide oppfølgingsplanen. Oppfølgingsplanen må foreligge senest innen seks ukers sykemelding. HSH anbefaler at man vurderer hvert tilfelle i forhold til om det kan være hensiktsmessig å ha møtet tidligere i sykefraværsperioden. Erfaring viser at det er viktig at oppfølgingen og tilretteleggingen for den sykmeldte starter tidligst mulig for at den ansatte skal komme raskt tilbake i jobb.

Oppfølgingsplanen skal bidra til og sikre at:

• Dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker kommer raskt i gang
• Spørsmål om arbeidsmulighet og aktuelle tiltak vurderes grundig
• Det konkrete oppfølgingsarbeidet med tilrettelegging og bedriftsinterne tiltak på arbeidsplassen gjennomføres
• Hvis ikke arbeidsgiver lager oppfølgingsplan og dette oppdages kan de bli pålagt mult fra NAV

Hvordan gjennomføre oppfølgingsmøter og dialogmøter med den ansatte?

Noen ledere opplever det som utfordrende å gjennomføre sykefraværssamtalene med ansatte. Ofte kan det være andre ting enn rent fysiske forhold som ligger til grunn for sykemeldingen og som kan ”komme opp” på slike samtaler. Rus, mobbing og familierelaterte problemer kan være bakenforliggende årsaker til sykefravær som kan komme frem i slike oppfølgingsmøter. Noen ansatte føler seg spesielt sårbare i disse møtene med lederen, og det er derfor viktig at du som leder tenker gjennom hvordan du ønsker at møte skal være og at du tenker gjennom noen punkter for å legge gode rammer for møtet.

Før innkalling til samtale:

• Mål: At den ansatte ser utfordringene og mulighetene og selv er med på å komme frem til en løsning
• Klargjør forventningene til, og hensikten med samtalen

Ved gjennomføring av samtalen

• Vær forbredt
• Finn et rolig sted
• Sett en tidsramme, men ha god tid og sørg for ikke å bli forstyrret av henvendelser og telefoner
• Kort og tydelig budskap, still oppfølgingsspørsmål for å unngå missforståelser
• Vær forbredt på følelser
• Respekter hverandres virkelighetsoppfatning og hjelp hverandre til å se nye muligheter
• Avslutning og oppfølging

Før du har samtalen er det viktig at den ansatte i tilstrekkelig tid på forhånd blir invitert til samtalen, og at hensikten blir gjort klart for den ansatte slik at også han/hun har anledning til å kunne forbrede seg. Sett av minst en time til samtalen, selv om du tror det bare tar en halv time.

Vær tydelig i forhold til hva du ønsker å ta opp. Vær ærlig og ha øyekontakt. Still gjerne oppfølgingsspørsmål som ”Hvordan oppfatter du dette? Eller ”Hva tror du om det”.

Vær forbredt på at dere kan komme inn på temaer som kan skape følelser og som den ansatte kan reagere ulikt på. Dersom dere kommer inn på følsomme temaer sorg den ansatte er det naturlig med reaksjoner sinne eller sorg. Det er bra med ledere som viser at de bryr seg om de ansatte.

Respekter at dere kan ha ulike virkelighetsoppfatninger. Den sykemeldte kan oppgi andre årsaker til sykefraværet enn det du trodde i forkant. Når du viser respekt for hvordan den ansatte oppfatter situasjonen oppnår du større grad av likeverd og tillit mellom dere i samtalen.

Avslutningen av samtalen er viktig slik at den fører til oppfølging av det dere har snakket om. Spør hva medarbeideren synes skal gjøres videre, slik at han/hun kan være med å påvirke den videre prosessen. Avslutt gjerne med å gjenta hovedbudskapet og hva dere har blitt enige om. Oppfølgingssamtalen skal ha et referatet med form som en oppfølgingsplan som omtaler hvordan det skal tilrettelegges for at den ansatte skal komme raskest mulig tilbake i jobb. Det kan være greit å forbrede den ansatte på at det vil komme et referat som en oppfølgingsplan i etterkant av møte som den ansatte må underskrive. Mange velger også å lage oppfølgingsplanen mens de sitter i møtet sammen. Dette kan ofte være en god løsning for å sikre at denne faktisk blir utarbeidet som et følge av møtet. Det er som nevnt lovpålagt å utarbeide en slik plan innen 6 uker av sykefraværet og NAV kan etterspørre denne planen ved behov.

Her finner du mal for å lage oppfølgingsplan og veiledning til denne.

a>

Legg til kommentar 25. april, 2024
Du må være logget inn (eller registrere deg) for å delta i diskusjonen.	Log In User Name: * Password: * Husk meg neste gang Opprett bruker Glemt passord?