Krav til dokumentasjon av HMS

Paragraf 5 i Internkontrollforskriften setter krav til dokumentasjon av HMS-arbeidet. Vi kaller paragraf 5-1 til 5-3 for påsepliktene hvor man skal påse at henholdsvis lover og regelverk er tilgjengelig i 5-1, hvor alle arbeidstakere skal ha kunnskap og ferdigheter som gjør dem i stand til å utføre arbeidet på en helse-, miljø- og sikkerhetsmessig god måte etter §5-2, og hvor det etter §5-3 følger at utarbeidelse, praktisering og endringer i virksomhetens internkontroll skal skje i samarbeid med arbeidstakerne i virksomheten og inkludere disse.

SKRIFTLIG MÅLSETTING OG OVERSIKT
Paragraf 5-4 til 5-8 i internkontrollforskriften angir hvordan man skal dokumentere HMSarbeidet. §5-4 setter krav til at man skal ha en skriftlig målsetting for HMS-arbeidet. Dette kan være alt fra kvantifiserbare mål som nullvisjon i forhold til skader, ulykker og sykefravær eller mer ”runde” målsettinger om stadige forbedringer. §5-5 setter krav til at man har oversikt over HMSorganisasjonen, altså hvem som har ansvar for hva av HMS-arbeidet i virksomheten. Hva er arbeidsgivers ansvar? Og hva med den enkelte arbeidstaker? Hva skal verneombudet og evt. arbeidsmiljøutvalg gjøre og finnes det HMSansvarlige eller lignende og hva er i så fall deres ansvar?

RISIKO, AVVIK OG REVISJON
§5-6 krever at man foretar en risikovurdering. Dette gjelder alle bedrifter, også de merkantile. Forskjellen ligger selvsagt i omfanget av vurderingen som er større jo mer risiko bedriften opererer under. §5-7 krever videre at man foretar en avvikshåndtering slik at avvik i forhold til HMSlovverket håndteres på en skikkelig møte og §5- 8 krever at man foretar en årlig revisjon av det systematiske HMS-arbeidet.

FRA PERMER TIL DATA
Både HMS kurs for ledere og for verneombud går gjennom internkontrollforskriften og forklarer mer i detalj hvordan man skal oppfylle forskriftskravene. I tillegg finnes det kurs i HMS-revisjon som mer spesifikt tar for seg kravene til dokumentasjon i følge den samme forskriften. Det finnes et vell av permer med mer eller mindre ferdigutfylte skjema, men de siste årene har det dukket opp vel så gode alternativer i databaserte produkter for å håndtere kravene. Da får man både et dynamisk system, som man kan tilpasse egen virksomhet, og ikke minst et levende system i forhold til permen som står og støver ned i hylla.